DG Lab a Palazzo Benvenuti: Google Workspace, automazione e AI per lavorare meglio
Come possiamo usare gli strumenti digitali per lavorare in modo più semplice, organizzato e collaborativo?
È questa la domanda al centro di DG Lab – competenze digitali, connessioni reali, il ciclo di workshop ospitato a Palazzo Benvenuti a Trento e dedicato a freelance, professionisti e team che vogliono migliorare la gestione del proprio lavoro quotidiano.
Guidati da Dominique Richiardi, Founder di Hands On e Chief Digital Officer, i partecipanti hanno esplorato in due incontri pratici come utilizzare Google Workspace, automazione e intelligenza artificiale per rendere i processi di lavoro più efficienti.
L’obiettivo del laboratorio è semplice ma ambizioso: trasformare gli strumenti digitali in alleati concreti della produttività, riducendo attività ripetitive e migliorando la collaborazione tra persone e team.
Collaborare meglio con Google Workspace
Il primo incontro, il 26 febbraio, è stato dedicato alla produttività e alla collaborazione in tempo reale attraverso gli strumenti di Google Workspace.
Applicazioni come Google Docs, Drive e Calendar permettono di lavorare sugli stessi documenti contemporaneamente, condividere file in modo immediato e organizzare attività e riunioni senza dispersioni di informazioni.
Durante il workshop abbiamo esplorato alcune strategie pratiche per:
- organizzare documenti e cartelle in modo efficace
- collaborare sugli stessi file in tempo reale
- gestire riunioni e attività in modo più strutturato
L’obiettivo non era imparare nuove piattaforme, ma usare meglio strumenti che molti già utilizzano ogni giorno.
Un esempio concreto: il riepilogo automatico delle email
Per mostrare il potenziale dell’automazione, Dominique ha condiviso anche un esempio molto concreto, legato a una situazione comune a molti professionisti.
Immaginiamo una giornata di lavoro particolarmente intensa: riunioni, telefonate, attività urgenti. A fine giornata ci si accorge di avere decine di email ricevute ma poco tempo per leggerle tutte con attenzione.
La soluzione proposta è creare un processo automatico che, una volta configurato, lavori al posto nostro.
Attraverso un flusso automatizzato è possibile:
- raccogliere tutte le email ricevute durante la giornata
- analizzarne il contenuto
- estrarre le informazioni più rilevanti
- ricevere ogni sera un unico messaggio di riepilogo con i punti principali
Il risultato è un report sintetico, sempre nello stesso formato e sempre alla stessa ora, che permette di avere sotto controllo le comunicazioni più importanti senza dover rileggere ogni singola email.
Un esempio semplice ma efficace di come l’automazione possa ridurre il sovraccarico informativo e migliorare l’organizzazione del lavoro.
Automazione dei processi: meno attività ripetitive, più tempo per il lavoro strategico
Il secondo incontro, il 4 marzo, ha portato i partecipanti un passo oltre: automatizzare i processi di lavoro.
Partendo dall’uso di Google Forms per la raccolta dei dati, il workshop ha mostrato come sia possibile costruire flussi operativi che collegano diversi strumenti e semplificano attività quotidiane.
Uno degli strumenti utilizzati è stato Make, una piattaforma di automazione che permette di collegare tra loro applicazioni diverse e creare flussi di lavoro automatici.
Make agisce come un vero “concertatore digitale”: coordina diversi strumenti e fa sì che un’azione attivi automaticamente la successiva.
Automazione e AI: il caso delle richieste di preventivo
Durante il laboratorio abbiamo costruito insieme un caso pratico.
L’obiettivo era progettare un sistema capace di gestire automaticamente le richieste di preventivo ricevute via email.
Il flusso di lavoro progettato permetteva di:
- leggere automaticamente le email ricevute
- individuare quelle contenenti una richiesta di preventivo
- far analizzare il contenuto a un sistema di intelligenza artificiale
- verificare se il cliente ha fornito tutte le informazioni necessarie
Se le informazioni risultano incomplete, il sistema genera automaticamente una bozza di risposta con la richiesta dei dettagli mancanti.
Prima dell’invio, la mail viene comunque controllata dalla persona responsabile, che può modificare o personalizzare il messaggio.
Questo esempio ha mostrato in modo molto concreto come automazione e AI possano supportare il lavoro quotidiano, senza sostituire il controllo umano ma alleggerendo le attività più ripetitive.
Competenze digitali e nuove connessioni professionali
DG Lab nasce con l’obiettivo di rafforzare le competenze digitali di giovani professionisti e lavoratori, offrendo strumenti immediatamente applicabili nella propria attività.
Oltre alla formazione pratica, ogni incontro si conclude con un momento informale di networking: uno spazio per confrontarsi, condividere esperienze e creare nuove connessioni professionali.
DG Lab è un progetto ideato e curato da Gianmarco Pallaoro, con il supporto di Impact Hub Trento e Hands On.
L’iniziativa è finanziata dalla Provincia Autonoma di Trento – Politiche Giovanili, dal Tavolo GiPro – Giovani e Professioni e con il contributo della Banca per il Trentino-Alto Adige.
Tre cose che abbiamo imparato da DG Lab
💡 Gli strumenti funzionano davvero solo se sono allineati ai nostri processi.
La tecnologia diventa utile quando si adatta al modo in cui lavoriamo, non il contrario.
⚙️ Automatizzare significa liberare tempo ed energia.
Ridurre attività ripetitive permette di concentrarsi su ciò che genera valore: strategia, relazione con i clienti e creatività.
🤝 Le competenze digitali crescono meglio quando vengono condivise.
Workshop pratici e momenti di confronto tra professionisti creano un ecosistema dove imparare diventa più semplice.